В умовах воєнного стану український бізнес активно шукає шляхи оптимізації процесів, зокрема й кадрового документообігу. Рішення на платформі UnityBase опублікували аналіз ключових законодавчих змін та особливостей впровадження електронного документообігу (ЕДО) у сфері HR, що набули чинності під час війни.
Зміни, внесені у жовтні 2022 року до Порядку роботи з електронними документами, значно спростили ведення кадрової документації. Зокрема, скасовано вимогу дублювати в паперовій формі електронні документи тривалого та постійного зберігання. Також не є обов'язковим створення паперових примірників для документів тимчасового зберігання (до 10 років), таких як заяви на відпустку чи графіки. Додатково, для тимчасових документів дозволено використовувати не лише кваліфікований електронний підпис (КЕП), а й інші види е-підписів за домовленістю сторін.
Особливу гнучкість у взаємодії з працівниками надає стаття 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану». Вона дозволяє роботодавцям та співробітникам домовлятися про альтернативні способи електронної комунікації для обміну кадровими документами, включаючи електронну пошту або месенджери. Важливою умовою є фіксація такої домовленості, наприклад, через заяву працівника та відповідний наказ роботодавця, що забезпечує юридичну чистоту процесу.
Впровадження кадрового ЕДО має значні переваги для українського бізнесу, особливо в поточних умовах:
- Операційна стійкість: Забезпечує безперервність HR-процесів та можливість дистанційної роботи, що критично важливо для компаній з розподіленими командами або в умовах релокації.
- Ефективність та економія: Прискорює узгодження та підписання документів, зменшує витрати на папір, друк та логістику, вивільняючи ресурси для основної діяльності.
- Безпека та відповідність: Гарантує надійне зберігання документів у захищених хмарних сховищах та відповідність законодавчим вимогам, мінімізуючи ризики втрати даних чи юридичних суперечок.
Ці зміни та можливості сприяють цифровізації та підвищенню адаптивності компаній до сучасних викликів.